Factuureisen voor TikTok Shop-verkopers: wanneer je een factuur moet sturen en wat erop moet staan

Als TikTok Shop-verkoper ben je verplicht een factuur te sturen aan klanten die ondernemer of rechtspersoon zijn; aan consumenten hoef je dat niet. Dat volgt uit art. 34c Wet op de omzetbelasting 1968, en wat er dan op die factuur moet staan, regelt art. 35a van dezelfde wet. In de praktijk komt het hierop neer: de meeste van je kopers zijn particulieren en krijgen van TikTok een orderbevestiging, en dat is genoeg. Maar zodra een bedrijf, een school of een vereniging bij je bestelt en om een factuur vraagt, moet jij die maken. TikTok doet dat niet voor je. Dit artikel geeft de regels, de lijst en een sjabloon.

Wanneer moet je een factuur sturen?

De factuurplicht in de btw-wet is simpeler dan veel verkopers denken.

Let op het verschil tussen "verplicht" en "verstandig". Een consument die om een factuur vraagt, bijvoorbeeld voor een garantieclaim of een declaratie bij zijn werkgever, help je gewoon. Het kost je twee minuten en voorkomt een slechte review. Verkoop je aan Belgische klanten, lees dan ook verkopen aan België, want daar komen de EU-regels om de hoek kijken.

Waarom de afrekening van TikTok geen factuur is

Dit is het grootste misverstand. In Seller Center vind je per order een afrekening: verkoopprijs, commissie, kosten, uitbetaling. Dat document is een overzicht tussen TikTok en jou. Het is géén factuur van jou aan je klant, en ook geen factuur van TikTok aan je klant. De koopovereenkomst loopt tussen jou en de koper; TikTok bemiddelt alleen. Wil een zakelijke koper een factuur, dan moet daar jouw naam, jouw btw-nummer en jouw factuurnummer op staan, en dat kan alleen als jij hem maakt.

De orderbevestiging die de koper van TikTok krijgt, bevat meestal wel de prijs en het product, maar niet jouw btw-identificatienummer, geen opeenvolgend factuurnummer uit jouw reeks en geen uitsplitsing per btw-tarief. Voor een ondernemer die de btw wil terugvragen, is zo'n bevestiging dus niet bruikbaar. Verwijs hem er niet naar; maak de factuur.

Wat er op de factuur moet staan (art. 35a Wet OB)

De lijst hieronder komt uit art. 35a Wet op de omzetbelasting 1968 en staat in gewone taal op belastingdienst.nl onder "factuureisen". Elk punt is verplicht.

• Je volledige naam en adres: de juridische naam zoals bij de KVK, met een echt adres, geen postbus. Een handelsnaam mag erbij.
• De volledige naam en het adres van de klant.
• Je btw-identificatienummer, het nummer dat begint met NL en eindigt op B01 of hoger.
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum: de dag waarop je de factuur uitreikt.
• Een opeenvolgend factuurnummer, uniek binnen een of meer reeksen. Geen gaten, geen dubbele nummers.
• Wat je hebt geleverd en hoeveel: omschrijving en aantal.
• De datum van levering als die afwijkt van de factuurdatum.
• Het bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief als je meerdere tarieven hebt, met de prijs per stuk waar dat van toepassing is.
• Het btw-tarief dat je toepast (21 procent voor de meeste producten, 9 procent voor bijvoorbeeld boeken en sommige voedingsmiddelen).
• Het btw-bedrag.

Bij een totaalbedrag tot 100 euro inclusief btw mag je volgens art. 34d Wet OB een vereenvoudigde factuur sturen, met minder gegevens. Voor een verkoper die één sjabloon wil gebruiken, is dat geen winst: gebruik altijd de volledige lijst, dan zit je nooit fout.

Een simpel factuursjabloon

Zo ziet een factuur voor een zakelijke koper eruit. De bedragen zijn een rekenvoorbeeld. Je boekhoudprogramma maakt dit automatisch; als je er nog geen hebt, is dit precies de reden om er een te nemen, zie boekhouding en btw-administratie.

Die laatste regel is belangrijk. De klant heeft al betaald via het platform. Zet dat erop, anders maakt zijn boekhouding het bedrag misschien nog een keer over, en dan heb jij een terugbetaling te regelen. Vermeld het ordernummer van TikTok Shop als referentie; zo kun je factuur, afrekening en uitbetaling later aan elkaar koppelen. Noem op de factuur nooit de commissie die TikTok inhield: die is een zaak tussen jou en het platform, de klant betaalde de volle prijs.

Zeven jaar bewaren, ook de inkomende facturen

Alle facturen die je verstuurt en ontvangt, horen bij je administratie, en die moet je zeven jaar bewaren (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen; belastingdienst.nl, "hoelang moet u gegevens bewaren"). Dat geldt ook voor de afrekeningen en commissiefacturen uit Seller Center, inkoopfacturen van je leverancier en facturen van je verzenddienst. Digitaal bewaren mag, zolang je ze binnen redelijke tijd kunt tonen. Download de maandelijkse documenten uit Seller Center dus naar je eigen opslag; reken er niet op dat het platform ze zeven jaar voor je bewaart. Een vaste map per kwartaal is genoeg, en maakt de btw-aangifte per kwartaal een stuk sneller.

Drie fouten die we vaak zien

• Factuurnummers per klant of per maand opnieuw laten beginnen. De reeks moet doorlopen. Begin in januari niet opnieuw bij 1 zonder jaartal ervoor.
• Prijs inclusief btw als "bedrag" noteren. De wet vraagt het bedrag exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag apart. Reken terug: een verkoopprijs van 24,95 euro inclusief 21 procent is 20,62 euro exclusief en 4,33 euro btw.
• Een factuur sturen met een privéadres zonder handelsnaam en KVK-nummer. Werk je vanuit huis, dan is dat je vestigingsadres en moet het erop; verberg het niet achter alleen een e-mailadres. Meer over werken vanuit huis in verkopen vanuit huis.

In het kort

• Factuur verplicht aan ondernemers en rechtspersonen, niet aan consumenten (art. 34c Wet OB); uiterlijk de 15e van de maand na levering (art. 34g).
• De afrekening van TikTok is geen factuur: een zakelijke koper heeft een document van jou nodig, met jouw btw-id en factuurnummer.
• Elf verplichte gegevens volgens art. 35a Wet OB: namen en adressen, btw-id, KVK, datum, opeenvolgend nummer, omschrijving en aantal, leverdatum, bedrag excl. btw, tarief, btw-bedrag.
• KOR-deelnemer? Geen btw vermelden, wel de vrijstelling noemen; btw die je toch vermeldt, moet je afdragen.
• Zet erop dat er al via TikTok Shop is betaald en noem het ordernummer als referentie.
• Zeven jaar bewaren, inkomend en uitgaand, inclusief de documenten uit Seller Center (art. 52 AWR).

Veelgestelde vragen over facturen als TikTok Shop-verkoper

Moet ik als TikTok Shop-verkoper een factuur sturen aan particulieren?

Nee. De factuurplicht in art. 34c Wet op de omzetbelasting 1968 geldt voor leveringen aan andere ondernemers en aan rechtspersonen, niet voor consumenten in Nederland. De orderbevestiging die de koper van TikTok krijgt, is voor een particulier voldoende. Vraagt een consument toch om een factuur, bijvoorbeeld voor garantie of een declaratie, maak hem dan gewoon; het kost je twee minuten. Lever je aan consumenten in andere EU-landen, controleer dan op belastingdienst.nl of er een factuurplicht geldt.

Een zakelijke klant vraagt een factuur, maar TikTok maakt die niet. Wat doe ik?

Je maakt hem zelf, in je boekhoudprogramma of met een sjabloon. De afrekening in Seller Center is een overzicht tussen TikTok en jou, geen factuur aan je klant. Zet er alle verplichte gegevens op: jouw naam, adres, btw-identificatienummer en KVK-nummer, naam en adres van de klant, factuurdatum, een opeenvolgend nummer, omschrijving en aantal, leverdatum, bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag. Vermeld dat er al via TikTok Shop is betaald en noem het ordernummer als referentie. Stuur de factuur uiterlijk op de 15e van de maand na de levering.

Wat zet ik op een factuur als ik meedoe met de KOR?

Alles wat normaal verplicht is, behalve de btw-regels. Je vermeldt geen btw-tarief en geen btw-bedrag, want je bent vrijgesteld. Wel zet je erop dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling, zodat de klant weet waarom er geen btw staat. Zet je per ongeluk toch btw op de factuur, dan ben je die btw verschuldigd en moet je hem afdragen, ook al doe je mee met de KOR. Dat staat in art. 37 Wet OB.

Hoe lang moet ik facturen van mijn TikTok Shop bewaren?

Zeven jaar, op grond van art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. Dat geldt voor facturen die je verstuurt én ontvangt: inkoopfacturen, verzendlabels, de maandelijkse commissiefacturen en afrekeningen uit Seller Center. Digitaal bewaren mag. Download de documenten uit Seller Center naar je eigen opslag, want je kunt er niet op rekenen dat het platform ze zeven jaar voor je bewaart. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van tien jaar, maar dat raakt een webshopverkoper zelden.

Mag ik een vereenvoudigde factuur sturen?

Bij een factuurbedrag tot 100 euro inclusief btw mag je volgens art. 34d Wet OB een vereenvoudigde factuur uitreiken met minder gegevens, zoals datum, je naam en adres, omschrijving en het btw-bedrag of de gegevens om dat te berekenen. Het mag niet bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen. Voor een kleine verkoper is het makkelijker om altijd de volledige factuur te sturen vanuit één sjabloon; dan hoef je nooit na te denken over welke variant mag.